خطوات اقفال السنة المالية بالتفصيل

تمكّن الموازنة الإدارة العليا وأصحاب المنظمات التجارية من معرفة الوضع والأداء المالي بشكل عام وتسلط الضوء على بعض النقاط المهمة مثل إمكانية حدوث فائض أو عجز في التدفقات النقدية وبالتالي وضع خطط لتفادي العجز المتوقع أو الأضرار الناجمة عنه. أو معرفة وتحديد أفضل استخدام للنقد في حال الفائض 

باستطاعة المنظمات التجارية انشاء موازنات مالية حسب الخبرات في السنوات السابقة وبناءً على المؤشرات الاقتصادية الحالية والمتوقعة مثل نسبة العطالة ونسبة الفائدة والناتج المحلي الإجمالي وغيرها من المعلومات. وعلى المنظمات أن تدرك بأن الأمور لا تسير حسب التوقعات بأغلب الأوقات، لذلك من المهم ان يتم التخطيط لأكثر من موازنة مالية لتغطية سيناريوهات مختلفة وهي السيناريو المتفائل والسيناريو المتشائم والسيناريو المتحفظ. 

التحضير للموازنة المالية

في بداية التحضير للموازنة لابد من معرفة أمرين رئيسيين هما التكاليف والإيرادات. فمن الضروري تحديد جميع نقاط التكاليف مثل تكاليف العمالة وتكاليف المواد الخام والتكاليف الإدارية وغيرها، ومن ثم تحديد أنواع الإيرادات المختلفة التشغيلية مثل المبيعات والخدمات وغير التشغيلية مثل العوائد من توزيع الأرباح وغيرها.

وبعد تحديد أنواع التكاليف والإيرادات تبدأ التوقعات لكل نقطة من نقاط التكاليف والإيرادات، ويجب أن تكون التوقعات المستقبلية منطقية وتتماشى مع السيناريو المختار للموازنة من قبل الإدارة (الثلاث السيناريوهات المذكورة مسبقاً) مع إمكانية التعديل عليها للأخطاء المتوقعة.  

يُعتبر حجم المنظمة وتاريخها من أهم العوامل التي تؤثر على دقة التوقعات عند التحضير للموازنة، فالمنظمات الكبيرة والتي تعمل منذ سنوات طويلة ولديها خبرة واسعة في السوق باستطاعتها تحضير موازنة دقيقة لحد كبير ولأكثر من سنة مستقبلية. أما المنظمات الناشئة، فقد تضع خطة مالية (موازنة) قصيرة المدى  وذلك بسبب عدم معرفة التقلبات الاقتصادية وعدم وجود خبرة كافية مسبقة، لذلك على الأغلب ستكون الموازنة لهذه المنظمات للشهرين أو الثلاث أشهر القادمة فقط.

الموازنات الرئيسية المتعلقة بإدارة التدفقات

تحدد أنواع الموازنات الرئيسية من قبل المنظمة والنشاط التجاري، ومن ثم يتم ضمها معاً لخلق موازنة تشغيلية واحدة، وقبل الوصول الى موازنة النقد الأخيرة يجب تحليل التكاليف وتخصيص موازنة خاصة بها وتحليل المبيعات وخلق موازنة خاصة بها. وأخيراً موازنة النقد وهي الموازنة الرئيسية والأخيرة والتي تضمن جميع الموازنات التي ذكرناها حسب نشاط المنشأة. كما تنشأ بعض المنظمات موازنة للاقتراض أيضاً وغيرها وذلك بحسب النشاط التشغيلي.

فإذا أخذنا شركة متخصصة في بيع عصير الليمون على سبيل المثال، فيجب تحضير موازنة المصروفات وموازنة المبيعات والإيرادات ومن ثم الوصول للموازنة الأخيرة والرئيسية وهي موازنة النقد. 

يتعين في موازنة المصروفات تحديد عدد العمال ورواتبهم ونفقات رخصهم لمدة ثلاثة أشهر قادمة على الأقل، ومن ثم تحديد سعر حبات الليمون وإجمالي حبات الليمون وأية نفقات أخرى للوصول لميزانية المواد الخام. أما بالنسبة لموازنة المبيعات، فيتوجب تحديد إجمالي عدد وقيمة المبيعات المتوقعة ونسبة المبيعات النقدية والآجلة. وبعد ذلك بتم الربط بين الموازنات للوصول لموازنة النقد. 

حمّل نموذج الموازنة المخصص لهذا المثال لمعرفة كيفية ربط أنواع الموازنات المختلفة.

الموازنات الثانوية

أما الموازنات الثانوية فلها أهداف استراتيجية أكثر من مجرد إدارة التدفقات النقدية، حيث يطالب المستثمرون والإدارة العليا بنسب ومعدلات مالية محددة يجب أن تؤخذ بالحسبان عند تجهير الموازنة. ومن الأمثلة على هذه النسب نسبة دوران المخزون ونسبة دوران الأصول ومعدل دوران الذمم المدينة ونسب السيولة ونسب المديونية وغيرها من النسب التشغيلية والاستراتيجية.

طالع ايضا : مميزات و خدمات موارد اون لاين للعمارة و الإنشاء السعودية